• Opdrachtgever: controleer tijdig de facturen

Opdrachtgever: controleer tijdig de facturen

Dient een opdrachtnemer zijn facturen alsnog te specificeren indien de opdrachtgever die aanvankelijk zonder protest voldaan heeft?

Als ondernemer heeft u wel iets anders aan uw hoofd dan het verzorgen van de loonadministratie en het doen van belastingaangiften. Dat besteedt u uit aan de loonadministrateur en de belastingadviseur. Die zijn daarin per slot van rekening gespecialiseerd: zij kunnen die werkzaamheden op een veel efficiëntere manier uitvoeren dan dat u dat kunt. Natuurlijk is het wel zaak dat u als opdrachtgever uw administratie op orde houdt zodat u telkens de juiste gegevens  aan deze opdrachtnemers kunt aanleveren. Anders komt er van die efficiëntie niet zoveel terecht en betaalt u meer aan uw opdrachtnemers dan nodig zou zijn, zeker wanneer deze werkzaamheden – zoals doorgaans het geval - op basis van een uurtarief in rekening worden gebracht. 

Stel dat u aanvankelijk moeite heeft om de juiste gegevens aan te leveren en uw belastingadviseur veel tijd kwijt is met de uitvoering van de belastingaangiften. Dat zult u niet opkijken van forse rekeningen. Na enige tijd weet u veel beter wat u dient aan te leveren en is het contact daarover met uw belastingadviseur ook vele malen minder. Deze tijdsbesparing ziet u echter niet terug in de factuurbedragen want die worden niet lager. Toch laat u voorlopig maar de boel de boel en u betaalt de facturen. Enige tijd later switcht u van belastingadviseur en die factureert voor zijn werkzaamheden veel lagere bedragen. Door dit alles bekruipt u het gevoel dat de eerste belastingadviseur veel te veel aan u in rekening heeft gebracht. U wil een deel van het door u betaalde bedrag terugvorderen. Om het teveel betaalde bedrag te berekenen, wilt u dat de eerste belastingadviseur zijn facturen alsnog nader toelicht en specificeert. Kunt u dat verlangen? 

Het antwoord op deze vraag ligt blijkens een recente uitspraak van de Hoge Raad zeer genuanceerd. In de eerste plaats moeten er zeer sterke aanwijzingen zijn dat de eerste belastingadviseur meer heeft gefactureerd dan hij aan werkzaamheden heeft uitgevoerd. Het enkele feit dat de tweede belastingadviseur een veel lager bedrag in rekening brengt, is zeker geen voldoende aanwijzing. Een betere aanwijzing is dat de eerste belastingadviseur dezelfde bedragen in rekening is blijven brengen hoewel zijn tijdsbesteding minder moet zijn geworden. Maar of dat voldoende sterk is? Wat zeker niet bijdraagt is dat u nooit om een specificatie heeft gevraagd op het moment dat u verwachtte dat de factuurbedragen lager zouden zijn, dat u de facturen zonder protest betaald heeft en dat u er gras over heeft laten groeien om de eerste belastingadviseur alsnog om specificaties te vragen. Die hoefde met een dergelijke vraag geen rekening meer te houden en daartoe bewijsstukken te bewaren. De kans is dus groot dat u aan het kortste eind trekt en de eerste belastingadviseur geen nadere toelichting en specificaties hoeft te verstrekken. 

Heeft u geen vaste prijsafspraak en ontvangt u bij de factuur van uw opdrachtnemer geen specificatie van de uitgevoerde werkzaamheden, ben dan alert en vraag alsnog om een specificatie zodat u kunt beoordelen of het factuurbedrag correct is. Nog beter is het om van tevoren af te spreken en vast te leggen hoe uitgevoerde werkzaamheden in of bij de factuur gespecificeerd moeten worden. Heeft u eenmaal betaald en gaat u later twijfelen aan de juistheid van het gefactureerde bedrag, dan kan het een lastig verhaal worden om met succes een deel van het factuurbedrag terug te vorderen. 

Wilt over dit onderwerp meer weten, neem dan gerust contact met ons op.