• De virtuele aandeelhoudersvergadering

De virtuele aandeelhoudersvergadering

Wetswijziging maakt digitale aandeelhoudersvergadering mogelijk.

Het coronavirus houdt iedereen al wekenlang in zijn greep. Ondernemers hebben het zwaar en zullen de komende tijd moeten bekijken op welke manier zij hun onderneming op de beste manier draaiende kunnen houden. Dit houdt vaak in dat personen moeten samenkomen om te overleggen en besluiten te nemen.

Zo ook de aandeelhoudersvergadering (AVA). Ten minste één keer per jaar moet er een fysieke AVA plaatsvinden. In deze vergadering wordt vaak de jaarrekening vastgesteld en worden eventuele andere noodzakelijke besluiten genomen.

Maar wat als u als aandeelhouder niet kunt samenkomen met uw medeaandeelhouders?

Op 24 april 2020 is een spoedwet in werking getreden die het mogelijk maakt om de AVA uitsluitend virtueel te houden. Wat verandert er?

  • Het bestuur kan bij het oproepen van de AVA bepalen dat de AVA virtueel wordt gehouden, bijvoorbeeld via Skype, Zoom of Microsoft Teams;
  • Als de aandeelhouders al zijn opgeroepen om te verschijnen tijdens een fysieke AVA, kan het bestuur tot 48 uur vóór die AVA alsnog de aandeelhouders laten weten dat de AVA virtueel plaatsvindt;
  • Aandeelhouders kunnen tot 72 uur vóór de AVA schriftelijk of per mail vragen stellen over de geagendeerde onderwerpen. Als de fysieke AVA al bijeen was geroepen en het bestuur de aandeelhouders heeft laten weten dat de AVA virtueel plaatsvindt, kunnen de aandeelhouders tot 36 uur voor de vergadering dergelijke vragen indienen. Deze vragen moeten uiterlijk tijdens de AVA worden beantwoord en de antwoorden worden op de website van de vennootschap geplaatst of op een andere manier inzichtelijk zijn voor de aandeelhouders (bijvoorbeeld door het versturen per e-mail);
  • Als een of meer aandeelhouders wegens technische problemen niet goed heeft kunnen deelnemen aan de AVA, zijn de besluiten tot rechtsgeldig genomen;
  • Normaal gesproken bepaalt de AVA of de termijn voor het opmaken van de jaarrekening wordt verlengd. Met deze noodwet kan het bestuur zelf besluiten tot het uitstellen van het opstellen van de jaarrekening.

De noodwet is tot 1 september 2020 van kracht. De wetgever kan deze termijn steeds verlengen met twee maanden.

Heeft u vragen over de aandeelhoudersvergadering in tijden van de coronacrisis? Wij adviseren u graag!