De bestuurlijke boekhoudplicht

Iedere bestuurder weet ‑ of hoort te weten ‑ dat hij zorg moet dragen voor het voldoen aan de boekhoudverplichting die voortvloeit uit artikel 2:10 BW. Een schending van die boekhoudplicht leidt in geval van faillissement tot het onweerlegbaar bewijsvermoeden van onbehoorlijke taakvervulling (en daarmee dus bestuursaansprakelijkheid). Dat kan er in resulteren dat een bestuurder aansprakelijk is voor het gehele faillissementstekort. Maar hoever strekt nu die boekhoudplicht?

De wet stelt geen specifieke eisen aan de wijze waarop de boekhouding moet worden ingericht. Recent werd er in de rechtspraak bevestigd dat het bestuur primair verplicht is ervoor te zorgen dat de vermogenstoestand van de rechtspersoon, en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, op een zodanige wijze administratief verwerkt worden dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van die rechtspersoon kunnen worden gekend. Daartoe moet er een administratie gevoerd worden aan de hand van boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die gedurende de wettelijke termijn (in beginsel zeven jaar) bewaard moeten worden.

Meer concreet moet de boekhouding van een dergelijk niveau zijn dat men snel inzicht krijgt in:

• de debiteurenpositie
• de crediteurenpositie
• de stand van de liquiditeiten
• de aard en de omvang van de onderneming

Hoe een en ander dagelijks moet worden bijgehouden, is niet geregeld. Wel is het zo dat het bijhouden van bonnetjes in een schoenendoos niet volstaat. Nu is duidelijk dat de boekhouding (die een tussentijds verslag weergeeft) niet per sé strikt hoeft te voldoen aan de richtlijnen die gelden voor het jaarverslaggeving en die in Boek II van het Burgerlijk Wetboek neergeschreven zijn. Deze richtlijnen voor jaarverslaggeving zijn alleen van toepassing op het jaarverslag en niet op interne (tussentijdse) cijfers. Bovendien kunnen ook andere elementen van belang zijn om te beoordelen of de boekhouding/de administratie een voldoende inzicht geeft in de debiteuren (i)- en crediteurenpositie (ii), de stand van de liquiditeiten (iii) en dus de toestand van de onderneming (iv). Het hoeft dus niet zo te zijn dat bijvoorbeeld een foutieve waardering (in de tussentijdse cijfers) van activa of passiva direct tot gevolg heeft dat er niet aan de boekhoudverplichting wordt voldaan.

Of er al dan niet wordt voldaan aan de administratieplicht, en of u mogelijk risico's loopt in verband met de boekhoudplicht van artikel 2:10 BW, komt vaak neer op een juridische toetsing van het feitelijk kader. Daarbij zijn wij u graag behulpzaam.